挑戰(zhàn)

2018 年，快速發(fā)展的澳大利亞機械和結(jié)構(gòu) 2D 和 3D 繪圖公司 Mechwest 面臨一個主要問題：這家總部位于珀斯的公司正處于國際擴張階段，在菲律賓和布里斯班的母國開設(shè)辦事處，但 它為采礦、石油和天然氣客戶工作的主要方式仍然主要是基于紙張的。 紙質(zhì)文件，有時每天數(shù)以萬計，會在整個辦公室流通，因為員工會在將文件數(shù)字化并發(fā)送給客戶之前，用筆和熒光筆在店里做標記，詳細說明要進行的更改。 現(xiàn)在，隨著分散的勞動力傳遞標記的文檔，這種基于紙張的工作流程已不再足夠。

解決方案

Mechwest 將 Bluebeam® Revu® 作為其整個文檔審查和標記操作數(shù)字化的解決方案。 Revu 使該公司能夠在提高效率的同時簡化數(shù)千份日常文檔的審查和標記流程，同時讓公司的工作空間擺脫大而雜亂的辦公桌和成堆的紙張。

好處

· 多達20,000份日常文件現(xiàn)在有95%是數(shù)字化的，涉及150多名團隊成員，從而節(jié)省了大量的時間和成本。

· 大量文件的數(shù)字化提高了文件的可讀性，有助于避免代價高昂的錯誤。

· 分散的團隊成員之間的無縫數(shù)字工作流使Mechwest在四年內(nèi)增長了1000%以上。

 

"當我們測試一些不同的解決方案時，Bluebeam似乎是最有意義的一個，因為它是專門為工程行業(yè)設(shè)計的，它有很多標記的工具，這適合我們的業(yè)務(wù)。"

--Matt Mason

運營經(jīng)理

Mechwest

 

大量的文件加載

Mechwest Design and Drafting 是一家機械和結(jié)構(gòu) 2D 和 3D 制圖和車間詳圖設(shè)計公司，其客戶主要來自采礦、石油和天然氣、工業(yè)和商業(yè)行業(yè)。公司總部位于澳大利亞西海岸珀斯郊區(qū)的蘇比亞科，自 2001 年成立以來，公司發(fā)展迅速。

當 Mechwest 的運營經(jīng)理 Matt Mason 于 2013 年左右首次加入公司時，他是僅有的六名員工之一。今天，由于其卓越的增長記錄推動該公司在布里斯班東海岸開設(shè)了一個額外的澳大利亞辦事處，并在菲律賓首都馬尼拉開設(shè)了一個國際前哨基地，Mechwest 的員工人數(shù)已激增至 150 多人雇員。

Mechwest 在商店細節(jié)設(shè)計行業(yè)中有些獨特，因為它是少數(shù)通過集成項目交付 (IPD) 向客戶提供咨詢方法的公司之一。

“車間細節(jié)是指制造車間的細節(jié)，”梅森說。 “你可能有一些工程師和設(shè)計師會設(shè)計并說......'結(jié)構(gòu)需要這么大，我會設(shè)計梁和柱的尺寸。'我們所做的是，作為車間細節(jié)設(shè)計師，我們對所有東西進行建模3D 與現(xiàn)場存在的一模一樣——每一個螺栓、每一個孔、每一個微小的支架和物品。然后，本質(zhì)上，我們創(chuàng)建準確的制造數(shù)據(jù)和報告，向制造商展示如何制造每一個項目，然后在現(xiàn)場安裝所有這些。”

因此，Mechwest 的員工每天處理多達 20,000 個文檔的情況并不少見。此外，與典型的文檔審查和標記過程相比，在單個文檔中花費的時間快得驚人。梅森說，一位同事在繼續(xù)之前可能會在一份文件中停留短短幾秒鐘。

“這是一個相當大的數(shù)量，”梅森說。 “這就是我們一直在努力尋找可以滿足大量圖紙的系統(tǒng)的地方。”

擴大增長

隨著公司的不斷發(fā)展，Mechwest 管理如此大量圖紙的能力變得越來越具有挑戰(zhàn)性。

到 2016 年，當 Mechwest 的生產(chǎn)經(jīng)理 Zane Isaacs 加入公司時，公司的 6 名員工在 2013 年增加到 15 人。 迄今為止，過去四年一直以渦輪增壓式增長為標志。 所有權(quán)變更以及強勁的有機增長使 Mechwest 能夠擴大到目前的員工人數(shù)超過 150 人。

"我們的圖紙必須是毫米級的完美。我想這就是Bluebeam讓我們擁有的地方，因為我們必須快速地打開和關(guān)閉一張圖紙，我們需要以一種非常快速但簡單的方式來翻譯這些信息。"

Zane Isaacs

生產(chǎn)經(jīng)理

Mechwest

Mechwest 的增長在很大程度上也得益于轉(zhuǎn)向集成項目交付 (IPD) 的工作方法，該方法涉及通過提高所有參與者在設(shè)計、制造和施工的所有階段的效率和參與度來極其協(xié)作地工作。

盡管如此，直到 2017/2018 年左右，該公司的增長及其對紙質(zhì)工作流程的依賴才達到了突破點。

“甚至架子也開始讓位，”艾薩克斯說，“因為它背后的紙張很重。因此，隨著我們開始成長，我們意識到我們需要一個更好的檢查機制，因為只有成噸的紙張難以有效地跟蹤。”

在加入 Mechwest 之前，Isaacs 經(jīng)營著自己的鋼結(jié)構(gòu)詳圖公司，在那里他使用 Revu 大約兩年了。 Isaacs 與 Mason 分享了他與 Revu 合作的經(jīng)驗，Mason 也很熟悉。兩人決定試一試。

“當我們測試了一些不同的解決方案時，Bluebeam 似乎是最有意義的一個，”梅森說，“因為它是專門為工程行業(yè)設(shè)計的，它有很多標記工具，適合我們的業(yè)務(wù)。”

實施 Revu

為了測試該軟件，Mechwest 首先嘗試使用 Revu 等數(shù)字工具復(fù)制其硬拷貝過程，然后再查看該軟件如何在不同辦公室添加文件和同步。

“本質(zhì)上，我們的目標是找出：我們能否將我們的系統(tǒng)復(fù)制并復(fù)制到數(shù)字空間中？”梅森說。

答案是：是的。

“我們會做一個模型，然后再完善它，”梅森說。 “它非常人性化。我們發(fā)現(xiàn)界面很直觀。我們的員工實際上并沒有花那么長時間就轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)。我們的很多檢查員通常都是非常有經(jīng)驗的人，他們可能不一定非常注重技術(shù)。他們中的一些人不太確定事情會如何發(fā)展，他們對此有些懷疑。但是，一旦他們開始使用它，他們就沒有問題。”

測試完成后，在全公司范圍內(nèi)推出 Revu 也同樣迅速。

Mechwest 首先將 Revu 推廣到大約 30 名員工。通過使用一些簡單的文檔和對員工的動手培訓，Mechwest 能夠讓員工通過 Revu 快速融入新的數(shù)字工作流程。

“一旦我們向他們展示了如何使用這些工具，我猜 Bluebeam 就是那么直觀，”梅森說。 “從本質(zhì)上講，你只是選擇一個工具，比如拿起鋼筆或熒光筆，寫或畫一些東西，然后實施它并繼續(xù)前進。我們發(fā)現(xiàn)它非常非常容易采用。”

Mason 表示，Mechwest 的工作流程主要需要使用 Revu 中的標記工具和工具集。 “我們有焊縫和特定節(jié)點，您可以將它們拖放到繪圖中，”梅森說。 “我們將這些同步給每個人。”

Mechwest 也一直在使用比較工具來確保不同版本文檔之間的準確性。 Mason 表示，該公司將繼續(xù)探索如何在 Revu 中使用其他工具。

Amado Fulleros 是一名高級結(jié)構(gòu)檢查員，也是 Mechwest 最有經(jīng)驗的員工之一，他說他花了大約兩周的時間才能熟練使用 Revu。 “一開始有點困難，但逐漸變得更容易使用，”他說。

Stefan Giacomazzi 是該公司的文件控制員和初級繪圖員，他在該行業(yè)從事他的第一份工作，從未了解 Mechwest 的紙質(zhì)流程，他說介入并學習 Revu 不是問題。 “這正是我知道我們在這里做事的方式，”他說。

 

 

Mechwest 文檔管理員和初級繪圖員 Stefan Giacomazzi 使用 Bluebeam Revu 處理文檔。

 

渦輪增壓的易讀性、準確性

Mechwest 采用 Revu 帶來的最重要的好處之一是數(shù)字化轉(zhuǎn)型自然帶來的標準化易讀性。

準確性在商店詳圖設(shè)計業(yè)務(wù)中至關(guān)重要。不僅僅是標準意義上的準確度——而是最令人難以置信的細節(jié)多樣性的準確度。

“我們的圖紙必須完美無缺，”艾薩克斯說。 “而且我想這就是 Bluebeam 允許我們擁有的地方，因為我們必須如此快速地打開和關(guān)閉圖紙，以至于我們需要以非常快速但簡單的方式翻譯該信息。”

使用之前的紙質(zhì)流程，手動手寫、突出顯示和其他標記也必須做到毫米級完美——以至于 Fulleros 和其他檢查員經(jīng)常使用放大鏡來確保文檔中的小細節(jié)是精確的. “在 Bluebeam 中，你可以放大并完美地看到它，”富勒羅斯說。

在 Mechwest，這種毫米級的精確度不是可選的。這是唯一的選擇。

“我們只有一次把這些圖紙弄對的機會，”艾薩克斯說。 “如果我們弄錯了，那么它對事物的構(gòu)造方面和事物的制造方面的影響是巨大的。我們的成本可能是整個建筑成本的 1%，所以如果出現(xiàn)問題，我們正在談?wù)摂?shù)十萬美元和工時。”

在 Revu 之前，在將文件發(fā)送到工地后發(fā)現(xiàn)錯誤可能特別耗時，因為必須將紙質(zhì)副本實際運送到工地，其中一些工地距離 Mechwest 的辦公室數(shù)千英里。

Isaacs 說：“我們必須去工地，但即使只是整理我們必須發(fā)送給制造商的紙質(zhì)副本也需要時間。” “將這些紙質(zhì)副本交給制造商可能需要一整天的時間，然后制造商必須對包裹進行分類，將所需的相關(guān)文件推送到需要制造的車間，將它們放入卡車的后部并然后把它運到那里。能夠像以前那樣運作肯定是要付出代價的。”

“很多時候我們必須澄清檢查器的實際含義，否則你可能會誤解文件上標記的內(nèi)容，然后做出不同的結(jié)果，”梅森補充道。 “使用 Revu，我絕對看到文件如何更加一致和清晰。”

此外，如果需要審核文檔的歷史以找出誰標記了什么，Revu 中的標記列表就變得非常寶貴。 “如果有一些不同的細節(jié)或一些不同的檢查員在處理一份文件，如果有錯誤，你可以看到誰在那里單獨添加了每條評論，”梅森說。 “追溯起來也更容易。”

打掃辦公室，集中精神

最后，由于 Revu，Mechwest 最引人注目的變化是其辦公室的外觀。

外面是放著成堆紙的大型繪圖桌； 里面是更小、更干凈的辦公桌，配有多臺電腦顯示器。

在使用 Revu 的第一個月結(jié)束時，辦公室里的大部分紙張都被放到了公司的存儲貨架上，很快就不堪重負。 “我們能夠以更好的方式實際利用我們擁有的空間，”艾薩克說。

整潔的辦公室不僅幫助 Mechwest 的員工在辦公桌上擁有更多空間。 整個辦公室新發(fā)現(xiàn)的清潔度有助于提高員工的工作效率。

“辦公室的感覺就像是更開放。 感覺更有條理，”艾薩克說。 “我認為，當你進入一個有這種感覺的空間時，你會更加專注，而不是覺得自己被所有這些文書工作淹沒了。”