AutoDocMail™ for Adobe® Acrobat®

自動通過電子郵件發(fā)送PDF文檔

在PDF文件中搜索電子郵件地址

通過電子郵件將文件發(fā)送給收件人

用密碼保護(hù)

 

什么是AutoDocMail™？

AutoDocMail™是Adobe®Acrobat®軟件的插件，可通過電子郵件自動分發(fā)PDF文檔。收件人的電子郵件地址可以從文檔的文本中提取出來，也可以根據(jù)用戶提供的“關(guān)鍵字到電子郵件”或“文件名到電子郵件”對應(yīng)表進(jìn)行分配。每個PDF文件將作為電子郵件附件發(fā)送到單獨(dú)的電子郵件中。有以下選項(xiàng)：自定義電子郵件文本；使用從文檔文本中提取的密碼來密碼保護(hù)傳出文件；并將其他文件附加到每封電子郵件。個性化PDF文檔的電子郵件量，例如發(fā)票，對帳單，報告和帳單等。提高您的生產(chǎn)率并節(jié)省寶貴的時間。

 

功能概述

該插件將PDF文件列表作為輸入，并在文檔文本，注釋和屬性中搜索電子郵件地址和郵件主題。如果文檔中沒有電子郵件地址，則可以通過關(guān)鍵字關(guān)聯(lián)進(jìn)行分配。該搜索的結(jié)果將呈現(xiàn)給用戶以供查看和編輯。用戶可以添加或刪除收件人，并修改郵件的主題或每封電子郵件的內(nèi)容。對結(jié)果滿意后，用戶將通過電子郵件發(fā)送文檔以進(jìn)行分發(fā)?？梢赃x擇使用具有特定訪問權(quán)限（例如，編輯和打印等）的密碼來保護(hù)外發(fā)文檔。該插件維護(hù)一個消息日志，該日志記錄日期，時間，文件名以及每個文檔/電子郵件的所有收件人。

 

用例

如果您具有以下條件，請使用此軟件自動通過電子郵件發(fā)送文件：

需要將多個PDF文檔傳遞給不同的收件人。

單個PDF文檔，其中包含需要交付給不同收件人的頁面。

 

示例1：分配發(fā)票

該軟件可以獲取代表發(fā)票的多個PDF文件，并自動在每個文件中搜索電子郵件地址（包括抄送和密件抄送），如果找到了電子郵件地址，則將文件通過電子郵件發(fā)送給收件人。

 

示例2：電子郵件存根

該軟件可以獲取一個包含多個工資單的PDF文件（每個工資單一頁），將其自動拆分為單獨(dú)的PDF文件，并將每個文件發(fā)送到每個子文檔（工資單）上列出的電子郵件地址。

 

示例3：電子郵件稅表

該軟件可以使用一組用戶定義的搜索關(guān)鍵字（例如，社會安全號碼）搜索PDF文件，并分配相應(yīng)的電子郵件收件人。使用此方法可以根據(jù)帳號，公司名稱，客戶ID和其他類似的標(biāo)識符分配電子郵件。

 

完整的Adobe Acrobat集成

該插件將“插件>自動電子郵件文檔...”菜單和相應(yīng)的工具欄按鈕添加到Adobe Acrobat用戶界面。沒有單獨(dú)的應(yīng)用程序可啟動-所有功能都與熟悉的Acrobat界面完全集成。

 

一次分發(fā)多個文件

該插件將多個PDF文件作為輸入，并自動將它們路由到正確的收件人，從而節(jié)省了寶貴的時間并提高了工作效率。只需發(fā)送一封電子郵件即可輕松分發(fā)數(shù)百或數(shù)千個PDF文檔。只需選擇輸入文件，軟件將完成其余工作。

 

自動識別電子郵件地址

該插件會自動在PDF文檔中搜索電子郵件地址（包括“ cc”和“ bcc”），郵件主題，附件的自定義名稱和問候語?？梢栽谖臋n的文本，注釋和屬性中搜索此信息。指定默認(rèn)的電子郵件收件人，消息文本和主題以自動分發(fā)文檔。

這是一封郵件的典型示例：

 

為電子郵件地址分配關(guān)鍵字

并非每個PDF文檔都包含電子郵件地址，也可以輕松地將其添加到文檔的文本中。 這是從關(guān)鍵字到電子郵件的映射。 可以將自定義關(guān)鍵字與目標(biāo)電子郵件地址相關(guān)聯(lián)，并輕松處理文檔而無需打印電子郵件。 使用此方法可以根據(jù)公司名稱，帳號，SSN，客戶ID，TIN，EIN和其他唯一標(biāo)識符來分配電子郵件。

 

將文件名與電子郵件地址關(guān)聯(lián)

該插件提供了一個選項(xiàng)，用于根據(jù)用戶定義的文件名到電子郵件的映射確定每個傳出文件的收件人。 只需輸入文件名和相應(yīng)的電子郵件地址，插件將完成其余工作。

阻止特定的電子郵件地址

該插件提供了阻止某些電子郵件地址被使用的功能。 當(dāng)文檔包含某些電子郵件地址作為文本的一部分（應(yīng)從收件人列表中排除）時，此功能很有用。

 

使用注釋來指定電子郵件收件人

使用文本注釋將電子郵件收件人和郵件主題添加到不包含此信息作為文本一部分的PDF文檔中。 可以使用“工具>注釋和標(biāo)記>便箋”工具或“打字機(jī)”工具添加文本注釋。

 

使用文檔屬性指定電子郵件收件人

使用文檔屬性將電子郵件收件人和郵件主題添加到不包含此信息作為文本一部分的PDF文檔中?？梢酝ㄟ^“文件>屬性...”菜單分配文檔屬性。

 

自動分割檔案

通常，只有一個大文檔包含許多頁面，這些頁面需要轉(zhuǎn)到許多不同的收件人。例如，您可能有一個包含整個公司工資單的文檔，并且您想通過電子郵件將每個工資單（1頁）發(fā)送給正確的人。插件可以使用用戶指定的每個文件頁面數(shù)（對于薪水存根示例，每個文件1頁）將輸入文檔拆分為一組較小的文件。該軟件將像處理一組單獨(dú)的文件一樣處理該文檔。您在生成工資單時只需向每個工資單添加一個電子郵件地址（和密碼）-大多數(shù)文檔管理系統(tǒng)很容易做到這一點(diǎn)。該插件可以根據(jù)收件人的電子郵件地址，將多個子文檔組合為一個文件。

 

查看并確認(rèn)結(jié)果

輕松查看，編輯和修改提取的電子郵件地址； 訊息文字和主題； 并預(yù)覽PDF附件，然后再將文檔發(fā)送給收件人。

 

將電子郵件另存為EML文件

（可選）將準(zhǔn)備發(fā)送的電子郵件導(dǎo)出為EML文件。 以后可以通過Outlook或其他許多支持EML文件格式的電子郵件應(yīng)用程序通過電子郵件發(fā)送已保存的消息。

 

電子郵件支持

該軟件提供了兩種不同的發(fā)送電子郵件的方式：使用現(xiàn)有的啟用MAPI的電子郵件應(yīng)用程序或通過SMTP Internet郵件服務(wù)器。 SMTP是事實(shí)上的Internet上電子郵件傳輸標(biāo)準(zhǔn)，它提供了無需用戶交互即可發(fā)送大量電子郵件的功能。 發(fā)送的電子郵件數(shù)量取決于您的電子郵件服務(wù)提供商的每日配額。

 

管理文件分發(fā)項(xiàng)目

該軟件提供了創(chuàng)建和使用多個配置設(shè)置的功能。 每個配置都有自己的名稱，并包含處理和分發(fā)文檔所必需的所有選項(xiàng)和設(shè)置。 使用多種配置可以極大地簡化對不同項(xiàng)目的管理，并減少從一個項(xiàng)目切換到另一個項(xiàng)目所需的時間。

 

密碼保護(hù)文件分發(fā)

可以選擇通過密碼保護(hù)任何設(shè)置配置。 如果配置受密碼保護(hù)，則該插件會提示用戶在處理文檔或編輯設(shè)置之前輸入密碼。 使用受密碼保護(hù)的配置將訪問文檔的權(quán)限限制為僅授權(quán)用戶。

 

使用Gmail和Office365發(fā)送文檔

您可以將插件配置為使用Gmail或Office365提供的SMTP服務(wù)器來發(fā)送文檔。 請注意，您必須遵守Gmail / Office365最終用戶協(xié)議和反垃圾郵件政策。

 

在發(fā)送電子郵件之間暫停

插件提供了一個選項(xiàng)，可以在電子郵件之間暫停用戶指定的秒數(shù)（0、1、3、5、10、15、20）。 此選項(xiàng)對避免SMTP電子郵件服務(wù)器將電子郵件標(biāo)記為垃圾郵件很有用。

 

多個附件

使用默認(rèn)附件列表將多個文件分發(fā)給每個收件人，這些默認(rèn)附件應(yīng)不加選擇地通過電子郵件發(fā)送給所有收件人。

 

保護(hù)外發(fā)文件

（可選）使用“文檔打開”和“用戶權(quán)限”密碼保護(hù)傳出的PDF文檔。 限制編輯，打印和內(nèi)容提取。 收件人將需要輸入“文檔打開”密碼才能查看其內(nèi)容。 該插件提供4種不同形式的密碼保護(hù)：

1.     對所有外發(fā)文檔使用一個“全局密碼”。

2.     使用用戶提供的關(guān)鍵字到密碼映射表分配文檔專用密碼。 使用此方法可根據(jù)帳號，EIN，SSN，電話號碼和電子郵件等分配密碼。

3.     使用“ Password”關(guān)鍵字從文本內(nèi)容中提取文檔專用的密碼（例如：password：abc123）。

4.     從文檔的元數(shù)據(jù)屬性中提取特定于文檔的密碼（使用自定義“密碼”屬性）。

該軟件支持PDF格式提供的3種不同的加密算法：

1．128位RC4（與Acrobat 6.0及更高版本兼容）

2．128位AES（與Acrobat 7.0兼容）

3．256位AES（與Acrobat X.0及更高版本兼容）

 

安全檢查

該插件提供了可選的安全檢查，可防止通過電子郵件發(fā)送頁數(shù)和文件大小超出用戶指定參數(shù)的文檔。

 

訊息記錄

該插件記錄每個外發(fā)電子郵件的日期，時間，文件名和所有收件人。

 

批處理支持

該插件將“自動電子郵件文檔”批處理命令添加到Adobe®AcrobatProfessional®（“操作向?qū)?rdquo;工具）中的批處理框架中。 此命令可用于將“自動電子郵件”功能添加到任何操作向?qū)У?ldquo;操作”中。

 

試用版

30天試用版

下載并評估該插件的30天全功能試用版。 該插件的唯一限制是如果需要密碼安全性，則會將“ DEMO”水印添加到外發(fā)PDF文檔的每一頁。 否則，試用版與插件的完整版絕對相同。